Trocar ou Não Trocar de Contabilidade

Trocar de Contador (6)

Você sabia que é possível mudar a sua contabilidade?

Muitos empresários nem sabem que isso é possível, e acabam permanecendo com os mesmos serviços contábeis e passando por diversas dificuldades, como por exemplo: atendimento precário, dúvidas não respondidas, perda de documentos, não cumprimento de prazos estipulados, ocorrência de muitos erros, mudança de endereço, entre outros. Por essa razão que, quando algum deles não estiver exercendo seu trabalho corretamente, estará na hora de trocar de contador.

A Contabilidade permeia alguns dos aspectos mais importantes de qualquer negócio: desde sua abertura, passando pela contratação correta dos primeiros colaboradores, na geração de reportes financeiros, avaliação do patrimônio, na prospecção da lucratividade e por fim, no desenvolvimento econômico e social do local em que está inserindo gerando empregos e distribuindo riquezas. Ver a contabilidade em qualquer ótica diferente disso, é dar sorte para o azar, pagar barato e bem mais caro, é estar se responsabilizando como empreendedor por coisas que talvez você nem saibam que estejam acontecendo no dia a dia da contabilidade dos seus negócios.

Dada a natureza que os serviços contábeis pressupõem credibilidade e confiabilidade, não é raro identificar que o relacionamento do contador e do cliente seja extremamente pessoal, quase de amizade. O que não é errado, de forma alguma, porém é também razão mais comum que identificamos uma zona de conforto dos serviços contábeis amparados pela amizade. É fundamental que o cliente contábil tenha claro que seus negócios e a amizade são coisas diferentes e que devem ser mantidas distintas para que, tanto a relação comercial como a relação pessoal sejam mantidas em perfeita harmonia.

Neste artigo nós descomplicamos algumas das principais dúvidas sobre troca de contabilidade:         

  • Vamos começar pelo começo
  • A importância e o papel da contabilidade para a sua empresa
  • Como avaliar a sua contabilidade
  • Os principais sintomas que a sua contabilidade não está indo tão bem
  • Trocar de contabilidade: uma decisão estratégica
  • Escolhendo seu novo parceiro contábil
  • Migrar de contador da forma correta

 

VAMOS COMEÇAR PELO COMEÇO

É uma decisão necessária para garantir que as obrigações fiscais, contábeis e tributárias da empresa sejam entregues, bem como que o negócio continue desenvolvendo saudavelmente. Se você realmente chegou à conclusão de que a troca do escritório de contabilidade é inevitável para os seus negócios, então este guia completo será muito útil para que você avalie a sua contabilidade da mesma forma como pedimos que os nossos próprios clientes nos avaliem.

Existem pontos específicos que, caso grande parte deles sejam configurados no trabalho, faz com que você consiga saber exatamente quando será necessário substituir o contador. Independentemente do motivo, você é livre para buscar um novo serviço de contabilidade que atenda melhor às necessidades do seu negócio a qualquer momento.

Afinal, nenhuma empresa deve ficar correndo riscos por não estar em dia com as suas obrigações muito menos a sua empresa, não é mesmo?

Aqui vamos dar todas as dicas para quem está passando por esse momento tão temido pelos pequenos empreendedores, mas que, na verdade, está longe de ser um bicho de sete cabeças. Quando, por algum motivo, você não estiver satisfeito com o seu serviço de contabilidade pode procurar outro profissional ou parceiro para cuidar melhor desta área.

A contabilidade é uma área fundamental para o negócio, garantindo que todas as obrigações legais sejam cumpridas, mas sem acabar pagando mais impostos do que seriam necessários. Por isso é imprescindível contar com um serviço que atenda às particularidades da empresa com ótima qualidade e que, preferencialmente não te deixe cair numa central de atendimento, robôs ou automações ou centrais de ajuda.

 

A IMPORTÂNCIA E O PAPEL DA CONTABILIDADE

Por muito tempo as pessoas acreditavam que o único trabalho dos contadores era realizar os cálculos dos impostos, contribuições e outros tributos a serem pagos pelas pessoas físicas ou jurídicas que os contrataram. Uma parcela considerável das pessoas ainda pensa dessa forma, o que é um erro perigoso. O contador trabalha diretamente na empresa em todo seu ciclo a sua vida.

Todas as empresas — exceto MEIs — têm a obrigação de ter um contador. Isso não é à toa: este profissional ou escritório terceirizado é responsável por regularizar todas as obrigações fiscais do negócio, como impostos e folha de pagamento, cuidar de questões envolvendo seu patrimônio, identificar e evitar problemas e manter toda documentação destas áreas organizadas e atualizadas. Além disso, esse serviço ainda pode contribuir nas tomadas de decisões estratégias, ajudando no planejamento de despesas e na previsibilidade de crescimento e lucro.

Dada a complexidade do sistema tributário e fiscal praticado no Brasil, ter alguém para cuidar destas questões e se atentar às constantes mudanças legais é fundamental para cumprir cada dever e deixar o empreendedor tomar conta de outras necessidades do negócio. Os contadores usam as ferramentas adequadas para auxiliar os gestores nas suas tomadas de decisões através de relatórios, demonstrações e documentos que fornecem informações reais, transparentes, concretas e relevantes sobre o negócio.

A atuação contábil é indispensável para manter a boa gestão financeira de qualquer tipo de negócio, independente do seu tamanho e quando o serviço de contabilidade de uma empresa não atende às expectativas, quando não cumpre corretamente suas obrigações, diversos problemas podem ocorrer, quais sejam vamos analisar logo adiante.

 

COMO AVALIAR A SUA CONTABILIDADE

A contabilidade é uma área fundamental para o negócio, garantindo que todas as obrigações legais sejam cumpridas, mas sem acabar pagando mais impostos do que seriam necessários e por esse motivo é imprescindível contar com um serviço de qualidade e que atenda às particularidades da empresa, porém, sabemos que nem sempre isso acontece.

Lembrando que mesmo que o trabalho seja assinado por um contador, ainda sim o empreendedor e sua empresa podem ser responsabilizados por irregularidades fiscais, inclusive respondê-las na esfera penal. Por isso é fundamental acompanhar as ações da contabilidade, certificando-se de que está tudo sendo feito corretamente.

No entanto, quando o serviço de contabilidade de uma empresa não atende às expectativas ou até mesmo não cumpre corretamente suas obrigações, diversos problemas podem ocorrer:

  • Não pagar impostos importantes e ter que responder ao Fisco mais tarde;
  • Pagar mais tributos do que são necessários;
  • Não optar pelo regime de tributação mais adequado ao negócio;
  • Não declarar corretamente os bens da empresa e acabar caindo na malha fina;
  • Não contribuir com as decisões estratégicas, prejudicando o planejamento do negócio;
  • Não manter os livros e documentos contábeis organizados ou atualizados;
  • Não controlar a gestão das informações;
  • Não acompanhar as mudanças na legislação e continuar adotando práticas desatualizadas.

Não é uma boa ideia esperar o Fisco bater na sua porta para daí mudar de contador: o estrago já terá sido feito e você deverá arcar com as consequências das irregularidades. Quando mais cedo for descoberto os problemas, e eles não conseguirem ter sido resolvidos pelo atual contador, melhor é logo mudar de escritório de contabilidade.

Se o atual serviço de contabilidade não está cumprindo as obrigações, é possível que este problema fique cada vez maior com o passar do tempo, afinal são muitas as responsabilidades sob os ombros de um contador e se o mesmo não corresponde às expectativas e obrigações da empresa, corre-se um grande risco de ter problemas de variadas ordens diferentes, que começam pelo Fisco, passando pelos econômicos e financeiros, até criminais, e não raro que mais tarde tenham que desembolsar uma quantia significativa para corrigir as irregularidades.

Uma boa Contabilidade gera valor para o seu negócio, baseado em muita estratégia de gestão e com uma visão ampla da atividade contábil, seja em relação ao próprio negócio do cliente como também ao mercado que o mesmo atue. Como todo consumidor, o empresário também tem o direito, previsto pelo Código de Defesa do Consumidor, de escolher o escritório que atenda às demandas contábeis da sua empresa. Ela pode ser a parceira do crescimento do seu negócio ou o princípio da sua própria ruína.

 

OS PRINCIPAIS SINTOMAS QUE A SUA CONTABILIDADE NÃO ESTÁ INDO TÃO BEM

Uma boa contabilidade descomplica o que é complicado, sem perder o foco nos resultados do seu negócio, portanto, em um ambiente de negócios altamente competitivo e com margens reduzidas, a condução dos negócios deve ser ágil e objetiva pelo empreendedor e da mesma forma a sua contabilidade também deverá ser ágil e objetiva, sem deixar de ser descomplicada.

Comece avaliando racionalmente alguns pontos, como identificamos na maior parte dos nossos clientes que decidiram pelo bem estar do seu negócio e trocaram de contabilidade. Neste ponto nossa sugestão ao empreendedor que conduza esta análise sem paixões e se afastando das relações pessoais muito comuns na relação com a empresa contábil. Ao avaliar os sintomas, as respostas deverão ser rápidas e objetivas: sim ou não, são as afirmativas. O talvez, só quando não houver uma opinião formada. Ainda assim tomamos o talvez de forma negativa.

Desta forma é fundamental que todo empreendedor tenha claro que seja ao abrir um novo negócio ou fazer a migração da sua contabilidade, deverá sempre estar atento à condução e ao relacionamento da sua empresa com o escritório de contabilidade e seus profissionais. Afinal ter uma empresa contábil preparada para as demandas de todos os ciclos do seu negócio é mais que uma mera decisão de um fornecedor de serviços especializados, mas uma decisão estratégica de negócios que visa unicamente potencializar o seu próprio negócio.

Como qualquer outro fornecedor estratégico da sua empresa, o prestador contábil deverá sempre ser submetido a uma avaliação de qualidade para com suas principais entregas: um bom e atencioso atendimento, estar preparado para as dúvidas que surgirem, manter a gestão das informações atualizadas e cumprir os prazos estabelecidos pela legislação tributária, para citar apenas algumas das principais entregas que identificamos serem as mais importantes para os nossos próprios clientes da VALIAN.

E existem inúmeras razões identificáveis pelo empreendedor quando os serviços contábeis podem estar comprometendo dos seus negócios. Claro que nem sempre é fácil identificar razões de fato para isso. E por esse motivo abaixo seguem os principais sintomas mais comuns dentre as principais reclamações que nós aqui da VALIAN Contabilidade contabilizamos a cada novo cliente. Claro também demos aquela boa pesquisada no Reclame Aqui 😉

 

  1. O atendimento prestado é precário

Você pede informações e nunca realmente recebe uma resposta?

Tenta falar com o seu contador, manda e-mail ou envia um WhatsApp, mas ele demora dias para responder?

Você precisa abrir chamados em centrais de ajuda para resolver questões imediatas?

Bom, isso indica que o atendimento prestado realmente é precário e isso pode impactar no andamento dos processos contábeis. Com o tempo, o atendimento precário pode gerar prejuízos para a vida financeira da empresa. A boa comunicação entre as partes é imprescindível para a boa prestação do serviço. A contabilidade precisa atender as ligações, responder os emails com clareza e agilidade e ter diversas formas de informar. É um caso que pecar pelo excesso é extremamente válido.

 

  1. Mau atendimento

Ser cordial durante o atendimento. Também avalie se o atendimento está sendo conforme o contratado é fiel, ou seja, o contador está disposto a solucionar seus problemas com presteza, urgência e boa vontade. O mau atendimento deve ser separado do atendimento precário, pois mau atendimento pressupõe que o seu prestador contábil esteja alinhado, dimensionado e preparado para dirimir dúvidas, informar questões complexas ou seja, descomplicar de fato. Um bom atendimento é claro, objetivo e acessível para qualquer cliente que tenha um bom prestador contábil.

 

  1. Qualificação

A qualificação é outro ponto importante a ser observado, ela consiste no conhecimento especializado do gestor e na qualidade da prestação do serviço. Entretanto, não basta que ele apenas tenha o certificado de conclusão de um curso ou especialização, é importante que ele tenha o conhecimento por ele fornecido, afinal, o que é importa é a sua capacidade de satisfazer as necessidades da empresa. Neste ponto incluem-se também equipe de colaboradores de empresas contábeis, gestores contábeis e toda a hierarquia da empresa contábil. Para o dia a dia contábil, a perfeita execução dos serviços contábeis é fundamentalmente mais importante que titulações que os profissionais possam ter. O que neste ponto é também importante avaliar é como os profissionais que se utilizam de titulações como formas de gerar autoridade aplicam isso no dia a dia em prol da sua empresa, do contrário é apenas teoria. A contabilidade é uma ciência baseada em fatos, não em hipóteses.

 

  1. Necessidade de cobrança constante

Um bom contador não precisa ser cobrado constantemente pelo cliente para que realize as suas tarefas. A contratação de serviços contábeis pressupõe que será assegurada uma contabilidade em dia, assim o gestor poderá focar na administração do seu negócio. Caso o empreendedor ainda tenha que ficar gerenciando os prazos com o contador, enviando constantes alertas, exigindo tarefas e outras dores de cabeça, saiba que você pode trocá-lo por um profissional mais pontual, responsável e competente.

 

  1. Os documentos são enviados com erros

Você precisa solicitar revisão dos documentos, pois eles são desenvolvidos com erros? Este fato, junto com outros apresentados neste artigo, pode indicar que realmente chegou a hora de mudar de contador. Imagine que você não veja o erro no documento? Provavelmente, ele seria enviado ou armazenado como correto. Quando pensamos em fluxo de caixa, por exemplo, um documento errado pode provocar um erro no balanço anual. E pense bem agora: e se outros documentos foram enviados com erros e foram eventualmente pagos pela sua empresa? Qual a dimensão que esta falha pode trazer para o seu negócio. Você dormiria tranquilo ?

 

  1. Documentos extraviados

Esse é um dos erros mais graves que podem ser cometidos pelos profissionais contábeis, pois poderá gerar multas e penalidades legais que causam danos de difícil reparação. Alguns exemplos de erros são:

  • Cálculo errôneo dos tributos;
  • Envio atrasado das declarações;
  • Preenchimento e envio errado das obrigações acessórias;
  • Elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos contábeis ou financeiros;
  • Falhas na emissão da folha de pagamento,

Dependendo da falha, o Fisco poderá considerar a atividade como crime contra a ordem tributária e gerar até prisão dos responsáveis. Já o extravio de documentos consiste em enviar ao local errado, perder ou deixar tornar público os documentos com informações sigilosas do negócio, como dados pessoais e bancários da empresa, faturamento ou qualquer informação da sua empresa.

Da mesma forma, já vimos casos em que o cliente X recebeu documentos sigilosos de outros clientes Y e Z, trata-se de um sinal de que os dados da sua empresa também podem ter sido enviados para outras pessoas por engano. Apesar de erros serem mais suscetíveis de ocorrerem em processos complexos como os da contabilidade, há informações que não devem cair nas mãos de terceiros de forma alguma.

 

  1. Descumprimento de prazos

“Envio terça sem falta”.

Chega terça-feira, você envia um e-mail cobrando, mas ele diz que entregará a solicitação na quarta.

Chega quarta-feira e nada.

Cumprimento de prazo é mais importante do que muitos gestores pensam, afinal atrasos em certas atividades podem atrasar todo o fluxo de trabalho da empresa. Além disso, eventuais atrasos podem gerar a imposição de multas excessivamente onerosas pelo Fisco. A situação demonstra que sua empresa não é prioridade. E afinal, o que é prioridade senão você, o cliente, que paga os honorários mensalmente sem atrasos?  Sendo assim, por que continuar com um escritório de contabilidade que realmente não está tão interessado em proporcionar um serviço de qualidade, certo?

As obrigações legais da empresa envolvem uma grande variedade de prazos, mas é essencial que o contador seja capaz de gerenciar todas elas eficientemente para evitar pagamentos em cima da hora ou depois do vencimento.

 

  1. Indisponibilidade constante

Há dias você tenta marcar uma reunião, mas nunca consegue. As questões que precisam ser tratadas estão cada vez mais acumuladas e você não consegue resolver nada. Isso também demonstra que sua empresa não está recebendo o atendimento adequado por parte do contador e você deve começar a pensar na possibilidade de trocar de escritório contábil.

Não importa a razão, sempre que você identifica que apenas uma conversa mais aprofundada sobre os seus negócios com a equipe técnica ou com o próprio contador-chefe, tal razão estará correta: você contratou determinado escritório contábil para estar ao lado de você e do seu negócio. Nos atuais tempos e com toda a tecnologia disponível, os meios possíveis que a reunião seja feita são inúmeros: WhatsApp, Telegram, aplicações de videoconferência ou webinários para citar alguns dos quais utilizamos aqui na VALIAN. E se utilizar de tecnologia é o próximo ponto que trataremos.

 

  1. Desatualização tecnológica

Atualmente a tecnologia auxilia profissionais de diferentes setores de diferentes formas. Na contabilidade não é diferente, existem softwares de gestão modernos desenvolvidos especialmente para beneficiar esse departamento. E não somente para a parte técnica e operacional da contabilidade. A tecnologia deve ser aplicada em todos os aspectos. Isso é alcançado pela automatização de diversas atividades burocráticas, uso certificados digitais que concedem validade jurídica para assinaturas digitais, entre outras tecnologias. Algumas das vantagens conseguidas com a modernização são:

  • Economia: reduz gastos com recursos físicos, como papéis, impressões, canetas, grampos, prateleiras etc.;
  • Produtividade e eficiência: a tecnologia proporciona mais agilidade na troca de informações e isso permite um retorno mais rápido e relevante do contador;
  • Segurança: um bom software fornece um robusto sistema de segurança, como também realiza backups (cópias) de segurança;
  • Redução de erros: diferente de um cérebro humano, um computador não comete erros de cálculos, atrasos, entre outras falhas.

Se o seu contador se recusa a modernizar e continua empilhando a mesa com pilhas de papéis, usa processos ultrapassados, excessivamente lentos e custosos, você pode ter a certeza de que precisa trocá-lo para algum mais atualizado. Você possivelmente já estará pagando caro por um serviço desatualizado e que deveria prescindir de investir em tecnologia da informação.

 

  1. Zona de conforto

Você tem a nítida impressão que está fazendo o trabalho da contabilidade? E não falamos de manter-se administrativa e financeiramente organizado dentro da sua empresa. Falamos de você ter o papel de fazer os seus lançamentos no sistema do contador, ter que se manter atento às mudanças legais e tributárias que possam afetar o seu negócio ou passar por qualquer um dos sintomas identificados acima. Então a resposta é sim: sua contabilidade está em uma zona de conforto que você paga, faz uma parte importante dos serviços e tem no contador apenas o carimbador oficial.

O mercado contábil tem seguido basicamente dois caminhos distintos e distantes entre si, o que acaba inevitavelmente gerando grandes distorções a médio prazo para o mercado, mas propriamente a curto prazo para o empreendedor. De um lado a contabilidade tradicional: clientes com medo de trocar de contabilidade por serviços caros meramente escriturais e ultrapassados e muito aquém do que o mercado atual exige para o seu negócio. De outro lado a contabilidade hipermoderninha: com preços baixos, com um robô de atendimento que não entende suas dúvidas, um contrato gigantesco com letras miúdas e inúmeras condições e com o cliente fazendo todo o trabalho contábil de verdade (ou quase todo para ser menos drástico).

Uma empresa contábil de verdade para a sua empresa com absoluta certeza deve ser moderna, sem desprezar o fator humano da relação com o cliente (pagador), deve ser proativa, transformando dados em informações, deve ser descomplicada, sem que você tenha dificuldades para crescer o seu negócio. Converse com amigos ou outros empresários sobre as suas contabilidades e questione sobre os sintomas que ilustramos acima e você ouvirá em grande proporção que mais de 60% deles (dados do SEBRAE, na pesquisa Relação das Pequenas e Médias Empresas com o contador) sofrem com muitos destes sintomas.

 

TROCAR DE CONTABILIDADE: UMA DECISÃO ESTRATÉGICA

Já vimos que trocar a contabilidade da sua empresa passa não somente pelos aspectos operacionais da contabilidade, mas também está diretamente ligada a vida e a qualidade do seu negócio. Não temos dúvida que a contabilidade é um segmento que traz consigo muitas relações além das comerciais e profissionais, mas também sabemos o quanto manter um serviço mediano pode acarretar para os negócios.

Nós entendemos que esta é uma dúvida crucial para todo empreendedor, afinal há a percepção que trocar de contabilidade pode ser algo (curiosamente) pessoal entre o empresário e contador e não uma decisão estratégica de negócios. Afinal uma boa contabilidade quer o melhor para a sua empresa, mas sabemos que nem sempre isso acontece. E existem inúmeras razões identificáveis pelo empreendedor quando os serviços contábeis podem estar comprometendo dos seus negócios.

Mas afinal, qual a hora certa de mudar de contador? Não há uma hora exata nem um momento exato. Esta mudança deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa. E deve considerar alguns dos sintomas que identificamos acima que você poderá ponderar se talvez seja hora de trocar realmente de contador.

E fica claro que escolher um serviço de contabilidade é uma decisão séria e que trará consequências para a empresa. Entretanto, se o empreendedor não estiver satisfeito com o trabalho, existem saídas para resolver essa situação.

 

ESCOLHENDO SEU NOVO PARCEIRO CONTÁBIL

Logo no início do processo de mudar de contador você já deve estar de olho em novo prestador de serviços de contabilidade. Apesar de ainda não ser possível oficializar nada até o encerramento do contrato com o antigo prestador, é possível verificar quais são as suas possibilidades e o que sua empresa precisa em relação a sua contabilidade. Outras questões referentes ao processo de troca de contador podem ser resolvidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado, que será o seu novo parceiro.

O primeiro passo é encontrar um escritório de contabilidade confiável. Neste momento, alguns critérios devem ser levados em consideração, que você pode facilmente identificar se o seu próximo parceiro contábil está altura de você e da sua empresa!

  1. Descomplicado sem ser superficial

Dizem que a escolha de um contador para uma empresa é como escolher um médico para sua família. Ou seja, é necessário estabelecer um laço de confiança de longa duração. Desta forma já nos primeiros contatos com os escritórios contábeis que você estará prospectando, você de pronto entenderá como os mesmos funcionam: a cada contato feito, o retorno foi breve? Demorou? Atendimento apenas em horário comercial? O profissional de atendimento trouxe informações importantes de forma simples e descomplicada? Ou confundiu ainda mais a sua cabeça? Ele compreendeu o cenário da sua empresa? Ele conseguiu analisar o mercado do seu negócio? E os desafios que você e o seu negócio possuem? Curiosamente é um ponto que poucos dão importância, mas em regra, estas primeiras percepções que você tem dos potenciais prestadores contábeis farão toda a diferença no futuro.

 

  1. Serviços e facilidades

Avalie as soluções e facilidades que estejam alinhadas com o seu negócio, em contabilidade é possível encontrar uma variada gama de soluções técnicas que sejam exatamente o que a sua empresa e você estejam buscando sem saber. O contador é uma central de soluções integradas, afinal ele concentra na sua atividade uma multidisciplinaridade operacional que é, por si só, um grande diferencial. Talvez seja indicar um novo sistema de gestão financeira. Ou ter uma aplicação de emissão de tributos. Ou ainda oferecer a emissão das suas notas fiscais. Pode ser também disponibilizar horas de mentoria em gestão. A modernização na prestação de serviços contábeis pressupõe que você não somente tenha acesso a soluções que caibam para o seu negócio, mas fundamentalmente que você compreenda cada solução!

 

  1. Atendimento ágil e disponível

Com toda a tecnologia que temos disponível atualmente, as respostas devem ser cada dia mais rápidas e precisas. O escritório que você escolher deve estar pronto para atendê-lo a qualquer momento. A recomendação é que você avalie todos os canais de comunicação do escritório como e-mail, site, redes sociais e telefones. A velocidade, disponibilidade, cordialidade e atendimento devem ser fatores significativos antes de fechar negócio.

 

  1. Infraestrutura operacional e tecnológica

É importante analisar se o escritório de contabilidade está oferecendo a infraestrutura necessária para atender a sua demanda. Isso diz respeito tanto a tecnologia do escritório como também a operação contábil em si. Existem desde escritórios com apenas um contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de empregados. Tanto em uma opção ou noutra, o fundamental é encontrar relações que façam sentido para com o seu negócio. Aqui na VALIAN conhecemos tanto casos de escritórios grandes e tradicionais que falharam com seus clientes, como escritórios pequenos ou as vezes até mesmo contador autônomo prestando serviços excelentes.

 

  1. Competência técnica e organizacional

É fundamental ser atendido por profissionais capacitados e experientes, que se mantenham frequentemente atualizados principalmente a respeito das legislações tributárias e trabalhistas. Além disso, é essencial que essa competência esteja ligada a capacidade de resolução de problemas e definição de conceitos. O cliente não precisa ser especializado em assuntos tributários e trabalhistas, mas o contador sim. Além disso, ele deve simplificar os conceitos e os termos para melhor compreensão do cliente. Para ter certeza da competência técnica de um escritório, você pode entrar em contato com o profissional e ter uma conversa sobre as principais dificuldades do empreendimento. A partir disso, peça também atualizações periódicas e matérias sobre seu segmento, medindo a profundidade de conhecimento desse profissional.

 

  1. Valor x Preço

Da mesma forma que você quer o sucesso do seu negócio e vender seus produtos ou serviços por valores corretos e acessíveis, a escolha do seu próximo prestador de serviços contábeis você deverá também avaliar desta forma. Esta relação tem que fazer sentido para você e para sua empresa, mas nunca deverá ser o principal parâmetro da escolha. Existem casos tanto de quem cobra caro como quem cobra barato em inúmeros sites de reclamações, como o Reclame Aqui, é só ir lá ver. Afinal, tudo que faz sentido no dia a dia do seu negócio é a performance dele e não o quanto você paga ou deveria pagar para a sua contabilidade. Aqui a idéia geral é: você entra em campo para ganhar ou para não perder? Aqui na VALIAN por exemplo, nós modularizamos nossos serviços e o nosso cliente pode escolher o que precisa de fato, mas ainda assim terá a contabilidade completa. Não tem colaboradores? Então não tem porquê cobrarmos. Não tem sócios? Então não tem custos. Não está faturando ainda? Então apenas a mensalidade básica para as declarações de inatividade. Avalie prestadores contábeis da mesma forma, que se adaptem ao seu negócio sem complicação.

MIGRAR DE CONTADOR DA FORMA CORRETA

Então trocar ou não trocar de contador? Eis a questão. Afinal, muitos empreendedores ficam em dúvida ao se perguntarem se podem trocar de contador ou não.

A resposta é sim, você pode trocar de contador, considerando todos os aspectos que já ilustramos nos parágrafos acima e caso você e sua empresa encontrem muitos dos sintomas identificados, nossa sugestão é que se faça a troca do prestador de serviços contábeis. Trocar de serviço de contabilidade é um processo mais simples do que se imagina.

Existem alguns passos que sempre sugerimos serem feitos em paralelo da transferência de contabilidade:

  1. Consultar o contrato atual com o contador

A primeira coisa a se fazer ao pensar em trocar de contador é conferir o atual contrato de serviço. Alguns profissionais e empresas usam cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio. É preciso ficar atento a este e outros pontos que estejam no documento, evitando ter problemas legais mais tarde por descumprimento do acordo — inclusive caso o atual serviço de contabilidade tenha deixado pendente algo que estava previsto no contrato.  Leia o contrato com atenção. Veja se tudo esteja de acordo com o esperado. Em seguida, é só assinar o contrato e pronto: você já tem um novo contador.

  1. Comunicar a decisão ao atual contador

É preciso oficializar a decisão, seja por e-mail ou carta registrada em correio, comunicando ao atual serviço de contabilidade que você está dispensando seu trabalho. Este contato deve deixar explícito:

  • O pedido de encerramento do contrato;
  • A data final de término do serviço — em geral, pode-se definir 30 dias após o pedido.
  • Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;
  • Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;
  • Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.

Uma dica para quando mudar de contador é formalizar no distrato a data de encerramento do contrato no fim do mês, para que o novo serviço de contabilidade comece a atuar no período seguinte. É importante também, de forma educada e formal, dar um feedback sobre o porquê da decisão. Lembre-se também que não é hora de voltar atrás, é um momento de virada de chave. Dar este feedback na nossa opinião é importante para que o prestador antigo reflita sobre sua forma de trabalho e faça as devidas melhoras para seus novos clientes.

A VALIAN apoia e orienta cada um dos seus novos clientes neste momento de transferência de contabilidade.

  1. Verificar pendências

Esse é um ponto importante: verifique se há alguma pendência que o seu atual contador deixou passar ou então situações ainda em processo de serem resolvidas, como parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais.

Uma dica é analisar os documentos de até 5 anos atrás, verificando se há erros ou situações pendentes que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário: assim evita-se surpresas no processo de trocar de contabilidade. Mas é importante lembrar: mesmo após a mudança, todo e qualquer erro anterior ainda é de responsabilidade do escritório de contabilidade que atuou na época.

Além dos documentos contábeis, é importante solicitar ao contador anterior um relatório de toda e qualquer situação corrente de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, assim como eventuais parcelamentos de dívidas que estejam em de andamento e que precisem ser continuados pelo novo escritório de contabilidade. A contabilidade deve entregar todos os documentos da empresa e um relatório da situação cadastral informando que não há débitos municipais, estaduais, federais e também identificar se existem parcelamentos fiscais.

  1. Solicitação dos documentos

Por fim, você deverá solicitar todos os documentos para o antigo escritório.

É importante se certificar que a nova contabilidade vai receber todos os documentos da empresa, que são:

  • Contrato social e alterações (se tiver);
  • Documentos dos sócios (RG, CPF, comprovante de residência);
  • Procuração na Receita Federal (para o certificado digital);
  • Código de acesso ao sistema do Simples Nacional;
  • Extratos bancários desde a abertura da empresa;
  • Último balancete da empresa;
  • Notas fiscais recebidas dos fornecedores;
  • Comprovantes de pagamentos;
  • Notas fiscais de despesas geral (Material, manutenção de equipamentos, aluguel, reformas, água, luz, internet, telefone e outros documentos financeiros);
  • Recibos de pagamento aos funcionários assinados, vale transportes, férias, rescisão;
  • Comprovante de pagamento de impostos (FGTS, INSS, DARF, ISS), sindicatos;
  • Relação de empréstimos bancários, caso a empresa tiver;

Através do envio desses documentos, o novo contador fica por dentro da situação da empresa e já pode começar os trabalhos.

  1. Pronto, você acabou de trocar de contador

Neste momento, basicamente é a parte de implementação da contabilidade com seu novo parceiro contábil. Nós indicamos sempre, que quando escolher o seu parceiro, verifique seu contrato de serviços contábeis vigente e se não houver nenhuma implicação financeira, já formalize a contratação do seu novo parceiro. Assim as atividades correrão em paralelo entre o planejamento contábil com seu novo parceiro e também distinção e pendências para com o seu antigo parceiro contábil.

 

 CONCLUINDO …

Viu como mudar de escritório de contabilidade não é tão complicado assim? A transição de contabilidade não é um procedimento difícil e nem burocrático, pelo contrário, pode ser bastante simples. Em vez de ter que perder tempo conferindo irregularidades, resolva sua contabilidade de forma descomplicada!

Se a sua contabilidade está complicada, descomplique sua vida e do seu negócio com a gente.

Descomplicamos a contabilidade para que você cuide do que é realmente importante.